Sesja informacji zwrotnej

Standardowo, fizycznym ?produktem? oceny 360 są indywidualne raporty prezentujące wyniki, które przekazywane są ocenianej osobie na sesji informacji zwrotnej. Osoba prowadząca takie spotkanie powinna zadbać, aby spotkanie miało charakter dyskusji, nie monologu. Zadaniem prowadzącego sesję, poza przekazaniem podstawowych wniosków, jest raczej pójście za oczekiwaniami i potrzebami ocenianego ? bo to przede wszystkim jest jego/jej spotkanie. Otrzymane wyniki rozpatruje się zawsze w danym kontekście i sytuacji zawodowej ocenianego. Przykładowo ? udzielałem kiedyś informacji zwrotnej osobie, która w kolejnej ocenie otrzymała znacznie niższą ocenę w kompetencji ?wywieranie wpływu?. W trakcie rozmowy okazało się w ciągu ostatniego roku w wyniku reorganizacji została zdegradowana na niższe stanowisko. Trudno zatem było mówić o potencjale do większego wywierania wpływu w nowej roli.

Znaczenie może mieć także efekt świeżości, dobrze jest ustalić jakie ważne wydarzenia miały ostatnio miejsce w życiu zawodowym ocenianego, co mogło mieć największy wpływa na taką a nie inną oceną poszczególnych grup. Konsultant, który koncentruje się tylko na przekazie informacji podczas sesji podsumowującej ocenę, może łatwo doprowadzić do sytuacji ?wyłączenia się? osoby ocenianej. Nie chodzi też o to, aby przekazać jak najwięcej szczegółów, ale o to aby wspólnie zastanowić się nad mocnymi stronami i słabszymi ocenami ? i tym co z tego może wynikać dla dalszej pracy. Wspólnie można zastanowić się między innymi nad tym:

?    jakie są silne strony, na czym warto budować,
?    które obszary rozwojowe wymagają interwencji,
?    jakie są kluczowe różnice postrzegania ocenianego przez poszczególne grupy pracowników,
?    jakie wnioski mogę wyciągnąć dla współpracy z podwładnymi, z przełożonym,
?    jakie są niespodzianki ? w których miejscach samoocena różni się od oceny innych (i oczywiście ? co może z tego wynikać).

Spotkanie może zakończyć się ustaleniem planu działania wynikającego z wniosków z oceny. Kolejnym elementem może być (a prawdę powiedziawszy ? powinno być), spotkanie osoby udzielającej informacji zwrotnej z przełożonym na którym dostaje on informacje  na temat podwładnych ocenianych w procesie. Może to pomóc w przygotowaniu działań rozwojowych dla zespołów, pomaga właściwie zinterpretować poszczególne wyniki ? także w szerszym kontekście organizacyjnym. Ten, czy ów przełożony nie ma przekroju przez całą ocenę, łatwiej jest o podsumowanie i zróżnicowanie poszczególnych raportów dokonane przez dobrze przygotowaną do tego osobę udzielającą informacji zwrotnej.

Ciekawy pomysł, to spotkanie ocenianego ze swoimi podwładnymi (i współpracownikami), w celu omówienia wniosków z oceny. Zwykle spotkanie nie jest wymagane przez firmę, ale może sprzyjać lepszemu zrozumieniu wzajemnych oczekiwań i budować zaufanie do procesu oceny. O ile podstawą jest anonimowość, to czasem warto przedyskutować niektóre wnioski na forum (pomijając ?kto jak ocenił?). Może to być przyczynkiem do tworzenia nowych, lepszych standardów współpracy (kultura otwartości wspomniana na wstępie).

Spotkanie ocenianego z przełożonym poświęcone analizie wyników jest najczęściej ?wpisane w proces?, często jest to część rocznej rozmowy podsumowującej, w czasie której analizowane są wyniki i ustalany plan rozwojowy na kolejny okres.

Jest jeszcze jeden czynnik, który w dużym stopniu determinuje przyjęcie oceny w organizacji, jej przebieg i efektywność. To zaangażowanie kluczowych osób w organizacji w projekt. Jeśli ocena dotyczy całej firmy, to będzie to zarząd. Nie chodzi tu o uczestniczenie w pracach przygotowawczych (choć oczywiście takie uczestnictwo nadaje rangę, ale z powodów praktycznych występuje rzadko), ale o zaangażowanie w samą ocenę. Nic tak nie wspiera projektu, jak dobry przykład ?od góry?, który daje sygnał dla firmy, że jest to proces ważny i podchodzimy do niego na poważnie.

Często prozaicznym problemem, z którym boryka się dział HR czy zewnętrzny dostawca pracujący nad oceną jest niewypełnienie ankiet przez wszystkich oceniających. W jednej z firm produkcyjnych, w której miałem okazję prowadzić taki projekt, na dwa dni przed ostatecznym zamknięciem dużego procesu (gdzie oceniało ponad tysiąc osób), brakowało około 300 ankiet. Wydawało się, że sytuacja jest na tyle trudna, że konieczne będzie przesunięcie terminu zakończenia projektu, co tak naprawdę nie było po myśli ani klienta ani naszej. Udało się jednak – dzięki zaangażowaniu samego prezesa, który w pierwszej kolejności wypełnił swoje ankiety, a następnie poprosił e-mailem wszystkich ?maruderów? o jak najszybsze doprowadzenie ewaluacji do końca. Efekt był błyskawiczny. Zatem kolejny moment krytyczny, to praktyczne wsparcie poparte działaniem od najważniejszych osób w organizacji.

W roku 2008 napisałem dwuczęściowy artykuł na temat przebiegu procesu oceny 360 stopni. Artykuł ukazał się w portalu Kariera Managera.pl pod tytułem ?Ocena 360 – momenty krytyczne?. Link tutaj do części 1, oraz do części 2. Powyżej, czwarty (z pięciu) fragment tekstu, który był pierwotną, nieco szerszą wersją obu artykułów.

Wyobraź sobie, że masz do rozwiązania istotny problem. Z życia zawodowego (np. na co przeznaczyć budżet na rozwój know-how Twojego działu), albo prywatnego (np. jaki wybrać kierunek studiów podyplomowych).  Zakładasz, że lepiej omówić to w szerszym gronie. Czy dojdziecie do lepszego rozwiązania? Niekoniecznie.

Teoretycznie, więcej osób powinno wyprodukować lepszy rezultat. Ale nie zawsze tak bywa. Grupa może paść ofiarą tzw. myślenia grupowego ? które zawiedzie was na manowce. To efekt między innymi stadnej natury człowieka, chęci do podporządkowania się ogółowi. Chęć dojścia do wspólnego zdania (akceptowanego przez wszystkich), może przeważyć nad zdrowym rozsądkiem. Dzieje się to kosztem krytycznego podejścia, dostrzegania niebezpieczeństw, eliminowania nie-standardowych, nowych, nietypowych (co nie znaczy że gorszych) rozwiązań.

Szansa na wystąpienie myślenia grupowego wspomagana jest przez:

• Brak jasnych odpowiedzialności co do omawianego tematu / mocy decyzyjnej uczestników spotkania.
• Odizolowanie od świata zewnętrznego (np. mocno zamknięte organizacje, które mają dodatkowo poczucie nadmiernego bezpieczeństwa i tego, że ?wiedzą lepiej?).
• Presję czasu ? gdy musisz szybko się dogadać, wymyśleć cokolwiek, dać odpowiedź, etc.
• Brak zgody na konstruktywny konflikt w grupie ? czyli  wolimy aby było ?miło? i wszyscy czuli się ?bezpiecznie?. Gdy uczestnicy spotkania uwagi i krytykę co do pomysłu biorą do siebie, personalnie.
• Silnego lidera, który zgromadził wokół siebie podporządkowane jednostki, przyjmujące ślepo jego opinie.

Brzmi znajomo? Być może. Powyższe sytuacje łatwo spotkać w niejednej firmie.

Jak zaradzić złym skutkom myślenia grupowego? Po pierwsze ? miej świadomość, że Ty lub Twoi ludzie możecie paść jego ofiarą. Po kolejne:

• Przydziel jednej z osób rolę adwokata diabła ? niech krytykuje, podważa, szuka dziury w całym. Niech za każdym razem będzie to ktoś inny (nie przylgnie wtedy do niej / jego łatka malkontenta).
• Zaproś ludzi z zewnątrz (np. spoza zespołu, z innego działu) do wyrażenia swojej opinii, do analizy wypracowanych przez Was rozwiązań.
• Stosuj techniki kreatywnego myślenia, wyprowadzające rozwiązania w kierunku ?outside the box?.
• Wypracujcie zasady konstruktywnego konfliktu na spotkaniach – jak atakować problem, zamiast siebie wzajemnie.
• Gdy to możliwe ? prześpij się z tematem, daj sobie dodatkowy czas.

W teorii proste. W praktyce ? ile razy zadałeś sobie pytanie ?dlaczego nie zauważyłem(am) tego wcześniej?? ;)

Coraz więcej młodych, ambitnych Polaków na pewnym etapie swojej kariery zawodowej zastanawia się (i często decyduje) nad podjęciem studiów MBA. Na marginesie dodam, że w mojej opinii za prawdziwe studia MBA uważam te na uczelniach zachodnich (np. z rankingów Financial Times lub BusinessWeek). Również opinie zasłyszane od znajomych zdają się ten pogląd potwierdzać. Jeśli jednak ktoś chciałby bronić naszych rodzimych programów, chętnie wysłucham argumentów.

Obecnie zadaję sobie pytanie, jak kryzys wpływa na ten, dość specyficzny, rynek. Czy zmienia się podejście potencjalnych studentów MBA do tych właśnie studiów, a może zmieniają się perspektywy po ich ukończeniu?

Studia MBA powszechnie znane są z tego, że zdają się funkcjonować odwrotnie niż trendy w gospodarce, tj. im słabsza koniunktura gospodarcza, tym większe zainteresowanie studiami. Częściowym wytłumaczeniem tego, zdawałoby się, fenomenu może być chęć ?przeczekania? przez ludzi słabszych czasów na uczelni. Dzięki wytężonej nauce zwiększają w pocie czoła swoją wartość na rynku i przygotowując się do walki o lepsze stanowiska po zakończeniu studiów i ? oby -powrocie prosperity. Taka jest przynajmniej teoria. Dodatkowo pojawia się czynnik zwolnień. Gdy pracownik zostanie zwolniony przez swą firmę w ramach np. cięcia kosztów ? łatwiej mu się zdecydować na studia, niż gdy jest na pełnych obrotach i musiałby sam podjąć decyzję o pozbawieniu się źródła dochodu na kilkanaście następnych miesięcy.

Z drugiej strony jednak trudniej zdobyć finansowanie na swoje studia. O ile ktoś nie pracuje dla gotowej go wesprzeć firmy albo nie posiada mieszkania w dużym mieście na zbyciu, to kredyt na studia wydaje się koniecznością. A tymczasem amerykańskie instytucje, które dotąd lekką ręką przyznawały chętnym kredyty o wartości kilkudziesięciu tysięcy dolarów na sfinansowanie studiów, teraz nie są już tak wspaniałomyślne. Dobry przykład w kraju daje jednak chociażby MultiBank, który posiada kredyt skrojony specjalnie na potrzeby osoby wybierającej się na studia MBA. W dodatku w cenie niewiele wyższej niż kredyty hipoteczne.

Z perspektywy Polaka decyzja o wyjeździe do USA jest aktualnie jeszcze trudniejsza, bo tamtejszy rząd nakazuje ? w ramach swojego planu pobudzania gospodarki ? zatrudnianie w pierwszej kolejności obywateli amerykańskich.

Tak więc te ostatnie argumenty wskazują na możliwe obniżenie napływu nowych studentów, w tym zwłaszcza obcokrajowców na uczelnie amerykańskie.

Można by zadać sobie pytanie: o co to całe zamieszanie ze studiami MBA? W myśl powiedzenia, że jeden obraz wart jest tysiąca słów, pozwolę sobie zacytować wykres wzięty z raportu „Wynagrodzenia pracowników o różnym poziomie wykształcenia w 2008 roku” który można znaleźć w serwisie wynagrodzenia.pl. Jasno wynika z niego, że średnia zarobków osób posiadających tytuł MBA jest około 2x wyższa niż średnia zarobków osób bez tego tytułu.

Jako ciąg dalszy tematu polecam artykuł z The Economist o aktualnej sytuacji studentów pierwszego roku Kellogg?a, poszukujących praktyk bądź pracy po pierwszym roku studiów MBA. Momentami inspirujący!

Raporty ? czyli jakie są wyniki

Mimo iż niemalże każdy menedżer z dłuższym stażem był już oceniany w swojej karierze, to wyniki oceny 360 budzą za każdym razem dużą ciekawość. Ta ciekawość dotyczy każdego – zarówno menedżerów niższego szczebla, jak i członków zarządów. Któż z nas nie chciałby przeanalizować jak jest oceniany przez ludzi, z którymi współpracuje najczęściej, wiedzieć „co tak naprawdę myślą o mnie”?

Efektem oceny jest raport dla każdego z ocenianych, który z reguły przekazywany jest podczas sesji informacji zwrotnej. Raport w sposób szczegółowy przedstawia wyniki oceny ? w podziale na wyniki całościowe, cząstkowe (różnych grup) i samoocenę. Grupy, to zbiory pracowników z tych samych szczebli, charakterystyk, jak np.: podwładni, współpracownicy, klienci, dostawcy, itd. Ich wyniki są najczęściej prezentowane zbiorczo, aby zapewnić oceniającym poczucie anonimowości ich wskazań.

W ocenie 360 kluczowe jest aby raport był absolutnie bezbłędny, co jest zadaniem dla partnera przygotowującego cały proces. Może to się wydawać oczywiste, jednak wiele razy o rozpoczęciu współpracy z innym dostawcą (a więc o zakończeniu z poprzednim), decydują właśnie błędy na tym etapie. Są one szczególnie bolesne, bo kwestionują zaufanie osób ocenianych do rzetelności wyników, wprowadzają też dużo zamieszania ? spowodowanego koniecznością przeprowadzenia powtórnych sesji informacji zwrotnej, weryfikowania i prostowania informacji.

Dobry raport powinien być dobrze opisany, tak aby czytający go nie miał wątpliwości co do szczegółów prezentowanych danych. Kolejne sugestie odnośnie raportu po ocenie, to: prostota, przejrzystość i czytelność, podział na logiczne części, które pomogą w zrozumieniu wyników oceny.

O tym, że raport jest tylko środkiem do celu, a nie celem samym w sobie – w kolejnej części.

W roku 2008 napisałem dwuczęściowy artykuł na temat przebiegu procesu oceny 360 stopni. Artykuł ukazał się w portalu Kariera Managera.pl pod tytułem ?Ocena 360 – momenty krytyczne?. Link tutaj do części 1, oraz do części 2. Powyżej, trzeci (z pięciu) fragment tekstu, który był pierwotną, nieco szerszą wersją obu artykułów.

Korzystając z długiego weekendu i kilku dodatkowych dni urlopu odwiedziłem Budapeszt. Mam wrażenie, że miasto przypomina Warszawę, a różnice są subtelne i nie rzucają się w oczy zbyt szybko. Po kilku dniach zauważyłem np. że? nie ma wieżowców. Nie, żeby nasza stolica przypominała Nowy Jork, ale kilka drapaczy chmur mamy. Druga różnica, to większa ilość starych budowli, domów, kamienic ? zniszczenia wojenne były bez porównania mniejsze niż u nas. Jeśli rozważacie wakacje w Budapeszcie, to 3 dni są akurat, potem zaczyna się kreatywne myślenie ?a co by tu jeszcze??, które może być męczące ;).

Ale do rzeczy. Udało mi się wydać więcej niż planowałem. Jeśli zdarzyło Ci się kiedyś podobna sytuacja, to wiesz, że nie jest to trudne. W momencie w którym się o tym zorientowałem, przyszło mi do głowy pytanie: w jaki sposób planować wakacje musieli ludzie kilkanaście lat temu? Najczęściej pewno było tak: miałeś określoną ilość pieniędzy i musiałeś się w nich ?zmieścić?. Bezwarunkowo. Dzisiaj też tak być może, ale nie musi. Wystarczy że masz kartę kredytową i wszystko zaczyna być płynne. Wyobraź sobie, że jest 2 dni do końca urlopu i właśnie okazało się, że przekroczyłeś zaplanowany budżet. Dawniej, taka sytuacja, o ile jesteś w obcym mieście, obcym kraju = masakra. Dzisiaj ? kwestia dobycia z portfela karty kredytowej, wypłaty z bankomatu debetu na koncie, użycia innego konta, czy w ostateczności ? transferu przez np. Western Direct. Tego ostatniego nigdy nie praktykowałem i kojarzy mi się z sytuacją gdy w mieście pełnym stacji benzynowych nagle stajesz swoim samochodem, bo skończyło Ci się paliwo. No ale – i takie sytuacje się zdarzają. Pojęcie ?skończyły mi się pieniądze i nie mam za co wrócić do domu?, o ile naprawdę dobrze się nie przeholuje i o ile ma się stały dochód, przestało praktycznie istnieć. Inną sprawą jest kwestia życia na kredyt, czyli ponad stan i nie-spłacania co miesiąc w całości karty, no ale nie o tym jest ten post…

Właśnie przy okazji tych rozmyślań, przypomniał mi się doskonały wywiad z prof. Zygmuntem Baumanem, który kilka miesięcy temu pojawił się w Wyborczej. Wywiad ma tytuł „Koniec orgii” i jest tutaj. Jest naprawdę wyborny. W osobisty, bezpośredni i błyskotliwy sposób profesor opowiada o życiu na kredyt, o życiu ponad stan, o tym jak w dramatach pojedynczych ludzi wyglądał kryzys lat 20 XX wieku, o filozofii książeczki oszczędnościowej i karty kredytowej, o udręce nadmiaru. Wszystko w kontekście aktualnego tzw. ?kryzysu? oraz tego, co będzie po nim. Rozmowa poruszyła mnie na tyle, że sięgnąłem po jedną z wielu książek profesora ? ?Płynne Życie?, którą opiszę za jakiś czas. To chyba najlepszy wywiad jaki czytałem w ostatnich latach, gorąco polecam.