Z racji tego, że jeszcze są wakacje i w mediach sezon ogórkowy, postanowiłem tytułem dopasować się do rozluźnionych obyczajów typowych raczej dla pism plotkarskich niż poważnych publikacji. Nie bez kozery jednak ta nagość i prezentowanie w jednej linii. Oba tematy łączą się w tytule książki „Naked presenter” (tytuł polskiego wydania – „Prezenter bez tajemnic”), którą napisał Garr Reynolds – ten sam co recenzowane już wcześniej „Prezentacje Zen”. Z książką męczyłem się przez kilka tygodni, ale nie tyle z powodu jej nieprzystępności, co raczej nawału innych obowiązków. Jej lektura jest warta rozważenia na samym początku przygody z prezentacjami, natomiast w praktyce jest tak, że często najpierw bierzemy się za doskonalenie umiejętności obsługi PowerPointa i doskonalenie czytelności slajdów, a dopiero później zastanawiamy, co właściwie zrobić by odnieść lepsze efekty prezentując te slajdy żywym ludziom.

A teraz czas na kilka luźnych myśli zebranych z książki. Ta forma recenzowania ma już swoją tradycję na naszym blogu, a tradycję warto przecież pielęgnować.

1. Celem prezentacji nie jest przekazanie informacji – to można osiągnąć kilkoma innymi, bardziej stosownymi metodami (np. pisząc książkę albo artykuł) – ale raczej przekonanie słuchaczy do czegoś, w co wierzymy. Jeśli tak podejdziemy do sprawy, dużo łatwiej podczas wystąpienia okazać prawdziwą pasję dla głoszonej sprawy. A tylko wtedy jest szansa na przekonanie odbiorcy. Na początku przygotowań do prezentacji trzeba więc starannie przemyśleć nasz prawdziwy cel wystąpienia. Przyznany odgórnie temat może być całkiem niewyróżniający się, np. „wyniki sprzedaży w I półroczu 2012”, tymczasem ta jedna myśl przewodnia, którą chcemy zarazić słuchaczy, może być zupełnie inna, np. „są duże powody do optymizmu, bo nowo wprowadzony produkt X sprzedaje się znacznie lepiej niż przewidywaliśmy”.

2. Tytułowa nagość to – mocno upraszczając – usunięcie barier, które mogą przeszkadzać w dialogu z odbiorcami. Mogą to być np. czytanie notatek, stanie na mównicy, brak kontaktu wzrokowego, używanie żargonu niezrozumiałego dla (części) odbiorców itp. Ta nagość ma pomóc w dobrym porozumieniu ze słuchaczami i otwarciu ich na argumentację prowadzącego spotkanie;

3. Prezentacja będzie znacznie bardziej efektywna, jeśli przekształcimy ją w rozmowę z publicznością, a nie tradycyjnie – jak występ, podczas którego jedna osoba mówi, a reszta słucha. Definicja rozmowy zakłada interakcję stron – czego zazwyczaj w prezentacjach brakuje, a co może bardzo pomóc. Przykłady interakcji: gry, dyskusje w podgrupach, głosowanie, ochotnicy na scenie, pytania do publiczności.

4. Podczas prezentacji nie ma obowiązku korzystania z pomocy technicznych (jak rzutnik i komputer)! Częściej niż jest to praktykowane warto pozostawić laptopa w torbie i przejść z publicznością przez temat w tradycyjny, analogowy sposób. Jeśli zdecydujemy się użyć elektroniki, to ważne, aby rzeczywiście wnosiła ona coś do naszego przekazu i pozostawała w tle, pierwszy plan rezerwując dla człowieka.

5. Nigdy specjalnie nie miałem czasu ani energii, by przećwiczyć prezentację. Zawsze wolałem do ostatniej chwili wyszukiwać nowe fakty, ciekawostki, czy dopracowywać slajdy. Zawsze miałem w związku z tym wyrzuty sumienia, a tu książka przychodzi mi w sukurs. Mianowicie autor twierdzi, że wszelkie próbne prezentacje mogą wpłynąć na to, że właściwe wystąpienie będzie zbyt sztuczne. Tymczasem znacznie ważniejsza dla odbiorców jest naturalność i spontaniczność. Wrażenie sztuczności (towarzyszące często perfekcyjnemu przygotowaniu) nie jest aż tak przekonywające jak naturalność i świeżość połączona z pasją.

6. W dzień prezentacji warto przybyć wcześniej na miejsce z kilku powodów.

• Przede wszystkim względy logistyczne, tj. zadbanie o to, by w miejscu prezentacji wszystko było przygotowane pod nasze potrzeby. W moim przypadku przejawiło się to tak, że podczas dużego kongresu miałem zaplanowaną prezentację wczesnym popołudniem. Przyjechałem kilka wystąpień wcześniej i przysłuchując się kolejnym występującym doszedłem do wniosku, że nie chcę – tak jak oni – być uwiązanym do mównicy. Wobec tego poprosiłem o zorganizowanie dla mnie mikrofonu bezprzewodowego, żebym mógł dowolnie poruszać się po centralnej części sali. Udało się perfekcyjnie, dzięki czemu uzyskałem o wiele lepszą siłę przekazu niż pozostali mówcy tego dnia.
• Drugi powód, by być wcześniej, to możliwość przebywania wśród ludzi, którzy niedługo będą stanowili nasze audytorium. To bezcenna szansa lepszego poznania słuchaczy, lepszego zrozumienia ich oczekiwań czy nawet podchwycenia jakichś ciekawych stwierdzeń, które mogłyby zostać użyte podczas samej prezentacji

7. It’s not about numbers, it’s about what numbers mean. Często przywiązujemy się do danych liczbowych, które w naszej opinii są arcyważne i przytaczamy je słuchaczom. Równie często zapominamy, by je na wylot prześwietlić – ale nie mówiąc skąd się wzięły czy jaka była badana próba – ale co z nich wynika. Zalecenie to brzmi bardzo prosto, ale niezwykle rzadko jest prawidłowo stosowane. Tak więc jeszcze raz, po polsku – mówienie o cyfrach nie wystarczy – ich interpretacja jest jeszcze ważniejsza.

Polecam też poniższe wideo z występu autora książki na konferencji TED.

Ponieważ śledzimy i opisujemy dla was nowe, ciekawe trendy, z zainteresowaniem przeczytałem wczoraj w serwisie Antyweb informację o nowym pomyśle grupy zapaleńców z Kanady, którzy wygrali tegoroczny „Startup Weekend” w Toronto.

Otóż dzięki serwisowi www.vizualize.me będzie można w prosty sposób (jednym kliknięciem) przerobić swój życiorys zamieszczony w Linkedin w atrakcyjną dla oka infografikę. W tej chwili trwają jeszcze testy – właściwa usługa ma ruszyć we wrześniu. Ponieważ jeden rysunek wart jest tysiąca słów, poniżej zamieszczam dwa przykłady grafik zaczerpniętych z ich oficjalnego bloga.

I jak wasze wrażenia? Przyznam, że dla mnie jest to od dawna oczekiwany powiew świeżości w temacie projektowania życiorysu, który ma znacznie większe szanse na pozytywne i praktyczne przyjęcie niż na przykład cv w formie filmu video, o którym było głośno parę miesięcy temu. Oczywiście nie wszystkie rodzaje wykresów będą pasować do wszystkich rodzajów danych. Mnie najbardziej przypadł do gustu koncept umieszczenia wykształcenia i doświadczenia zawodowego na jednym wykresie (po dwóch stronach skali) ? w bardzo ładny sposób można w ten sposób pokazać chęć zdobycia praktycznego doświadczenia przez studentów, a na dalszym etapie kariery ciągłe dokształcanie idące w parze z obowiązkami zawodowymi.

Założyciel i szef vizualize.me – Eugene Woo – zainspirował się wiosną tego roku krążącym po sieci nowatorskim, złożonym z samej infografiki życiorysem Chrisa Spurlocka. Według mnie jest on znacznie lepszy niż te zaprezentowane powyżej przykłady nowego serwisu. Ciekawostką jest, że Chris zawodowo zajmuje się od lat infografiką, więc taki życiorys jest nie tylko ciekawą formą informacji dla potencjalnego pracodawcy o kandydacie, ale też równocześnie praktycznym dowodem na biegłość zawodową. Może więc nadszedł czas, by księgowi i audytorzy tworzyli życiorysy w formie bilansów, konsultanci na slajdach, a dziennikarze w reportażach/opowiadaniach? :)

Abyście i wy mogli wyrobić sobie własną opinię, poniżej (niedościgniony?) wzór Chrisa.

W zeszłym tygodniu prowadziłem prezentację na konferencji branżowej. Oczywiście przygotowałem się solidnie, zrobiłem slajdy w stylu zen (więcej tutaj), charakteryzujące się czystym i przejrzystym designem, ilością tekstu ograniczoną do minimum (najbogatsze tekstowo slajdy miały po 12 słów, włącznie z opisem wykresu) i wysokiej jakości grafiką. Nie na slajdach jednak chcę się dziś skoncentrować, więc tylko przy okazji zaznaczę, że coraz bardziej przekonuję się do tej formy graficznej prezentacji i mocno ją polecam, aby zrobić dobre wrażenie i ułatwić zapamiętanie przesłania, zamiast uśpić słuchaczy ścianą tekstu i punktorów.

foto: sxc.hu

W czasie prezentacji ? tak jak zwykle staram się robić ? utrzymywałem stały kontakt z publicznością i spostrzegłem ciekawą rzecz. W kilku miejscach ? gdy schodziłem na tematy nieco oddalone od głównego nurtu prezentacji po pytaniach od widzów ? słuchacze na bieżąco sprawdzali w internecie pewne dyskutowane szczegóły i podawali dokładne informacje.

W czasach zanim internet trafił pod strzechy sal konferencyjnych, osoba prezentująca była zwykle jedyną osobą na sali, która miała pewną unikalną wiedzę. Rzadko zdarzało się, by ktoś mógł ? mówiąc kolokwialnie ? ?zagiąć? prowadzącego wykład. Dawało to swoisty komfort i poczucie bezpieczeństwa, choć trudno powiedzieć czy ktoś to doceniał w myśl słów wieszcza ?ile cię trzeba cenić, ten tylko się dowie, kto cię stracił?.

Teraz, gdy netbooki, wi-fi i karty modemowe stały się dostępne na każdą kieszeń, osoba prowadząca prezentację powinna zredefiniować swoją rolę. Już nie ma monopolu na wiedzę, stojąc przed audytorium i elaborując ?swój? temat. Monopol został złamany poprzez technologię, więc prowadząc prezentację trzeba już być przygotowanym na błyśnięcie czymś więcej.  To ?więcej? powinno być dla słuchacza wartością dodaną w stosunku do możliwości poczytania zawartości literatury fachowej i internetu na dany temat. Według mnie podstawowe zadania osoby prezentującej to:

• zawartość merytoryczna idealnie dopasowana do profilu słuchaczy i ich zainteresowań
• przykłady z praktyki, a nie tylko teoretyczne rozważania
• interakcja słuchaczy z prowadzącym (bo słuchacz zaangażowany lepiej zapamiętuje)
• sposób wykonania prezentacji (płynny, z dobrymi, przejrzystymi slajdami)

A jak wy uważacie?

Mój ciąg do literatury biznesowej trwa, a ponieważ lektury uznaję za przydatne, to bez wahania opiszę wam pokrótce zawartość kolejnej. Dla uproszczenia pozwoliłem sobie nawet użyć tytułu książki na nazwę dzisiejszego wpisu.

Samemu będąc związanym z prezentacjami przez całość kariery zawodowej, z ciekawością zagłębiłem się na treści podawane przez autora (Garr Reynolds ? polecam stronę). Z książki można wyciągnąć sporo wartościowych rad, które pomogą wam poprawić swoje umiejętności tworzenia prezentacji i samego prezentowania. Główną radą jest prostota.

?Prostota jest najwyższą formą wyrafinowania?
Leonardo da Vinci

Jej osiągnięcie jest możliwe na wiele sposobów. Jednak zacząć trzeba już na etapie przygotowania, poprzez przemyślenie koncepcji prezentacji w sposób analogowy ? czyli z dala od komputera. Rzeczywiście w moim przypadku sprawdza się to wyśmienicie ? już od kilku lat udaje mi się opanować i nie sięgać natychmiast po komputer gdy nadchodzi potrzeba stworzenia prezentacji. Zamiast tego polecam wziąć ołówek i kartkę formatu A4 i poprzez narysowanie trzech linii prostych utworzyć na białej powierzchni 6 jednakowych prostokątów, a w nich szkicować slajdy.

Odnośnie projektu slajdów i ich zawartości w książce pada sformułowanie ?zabijanie przez PowerPointa? ? jakże trafne w przypadku części prezentacji, które widujemy w pracy. Slajdy przeładowane tekstem i dziesiątkami podpunktów albo nieczytelne wykresy z masą danych ? to nie służy komunikacji ani przekonaniu do swojego zdania kogokolwiek. Autor proponuje, by na slajdzie znalazło się nie więcej niż 6 słów. Rada być może i słuszna, natomiast realność tego zalecenia pozostawiam waszej ocenie. Chętnie usłyszę komentarze zwolenników (czy ktoś to przetestował na przykład w prezentacji w prezentacji dla zarządu firmy???) i przeciwników.

Kolejne zalecenie zostanie chyba moim ulubionym i będę starał się do niego dostosować. Autor stwierdza, bez wątpienia słusznie, że slajdy są jedynie elementem wspierającym mówcę. Przytacza też wyniki badań, z których wynika, że jeśli odbiorcy widzą to samo co słyszą, to jest im to znacznie trudniej przyswoić. A więc: slajdy ze swym tekstem i grafiką powinny koncentrować się na prostym przekazie najważniejszego punktu i zaciekawiać do słuchania prezentującego. W międzyczasie warto pamiętać o tym, by ich zawartość składała się tylko z absolutnie niezbędnych elementów. Autor nazywa to wysokim współczynnikiem sygnału do szumu i radzi nawet ? o ile to możliwe ? wyrzucić logo firmy z korporacyjnego szablonu, jako zbędne. Właściwe ?odchudzanie? slajdów jest poparte kilkoma przykładami otwierającymi oczy nawet tym, którzy mają się za doświadczonych prezenterów.

Zazwyczaj jest tak, że mamy do dyspozycji więcej danych niż wymaga pokazania na ekranie ? możemy je wydrukować i rozdać w materiałach po prezentacji. Proste i skuteczne ? ludzie nie będą wytrzeszczać oczu próbując odczytać wykres z dwudziestoma słupkami oznaczonymi cyframi o czcionce rozmiaru 9.

Autor jest też wrogiem samoobjaśniających się (self-explanatory) slajdów, tak lubianych w branży konsultingowej. Według książki, idealny slajd jest całkowicie nieodłącznym orężem prezentera i bez niego nie powinien nic znaczyć. Znowu mogę się ?zgodzić, ale?? W realiach naszych firm, gdzie prezentacja jest często sposobem na skrócony i schematyczny opis jakiegoś projektu, rady z ?Zen prezentacji? nie do końca znajdą zastosowanie.

Zaleceniem Garra Reynoldsa, które najbardziej rzuca się w oczy, jest sugestia by zamiast ?przyozdabiać? slajdy klipartami czy małymi zdjęciami używać obrazów o wyższej rozdzielczości stanowiących tło slajdu. Oczywiście obraz musi korespondować tematycznie z treścią bądź wykresem na pierwszym planie, jednak jest to zasadnicza zmiana w stosunku do aktualnie stosowanych standardów prezentacyjnych. Obrazy nie biorą się jednak znikąd (zwłaszcza te wyższej rozdzielczości) ? i tutaj właśnie ?leży pogrzebany pies, od którego zgrzytam zębami?. Autor właściwie na każdej stronie promuje używanie (czyt. kupowanie) tychże obrazów pobranych z jednego, wskazanego serwisu. W dodatku na końcu książki znajduje się kupon promocyjny, a na jego stronie www można znaleźć zdjęcia w towarzystwie właścicieli owego zachwalanego serwisu. Być może jestem przewrażliwionym na zachowania skrajnie kapitalistyczne dzieckiem epoki PRL-u? Tak czy inaczej moje zęby uratowała strona 150, na której wymienionych jest też kilka innych podobnych serwisów, w tym darmowe.

Na uwagę zasługuje też sama forma książki, z dużą ilością przykładowych slajdów. Zarówno złych jak i ? tuż obok ? dobrych, dla porównania i lepszego zapamiętania. To połączone z treścią książki i możliwością jej praktycznego zastosowania w zdecydowanej większości przypadków przemawia za koniecznością postawienia ?Zen prezentacji? na półce u każdego, kto od czasu do czasu musi coś zaprezentować.

Jeśli interesujesz się choć trochę nowoczesnymi technologiami, to pewnie słyszałeś o nowym produkcie firmy Apple, zaprezentowanym przez szefa firmy 26. stycznia. Jednak nie będę tu zachwalał samego iPada, bo tematyka naszego bloga jest nieco inna. Zajmę się za to samą prezentacją, a w następnym wpisie? strojem prowadzącego.

Niedawno Michał pisał o serwisie ted.com, dzięki któremu możemy obejrzeć dobre jakościowo prezentacje i doskonalić się w trudnej sztuce prezentowania. Można je też wykorzystać jako szeroko pojętą inspirację w dziedzinie dialogu z publicznością. Co prawda prezentacja iPada autorstwa Steve?a Jobsa nie znajduje się jeszcze na ted.com, natomiast można ją znaleźć na stronach Apple. Przedsmak poniższej.

Muszę przyznać po jej obejrzeniu, że jest doskonałym ? ba, wręcz wzorcowym ? przykładem prezentacji wprowadzającej nowy produkt na rynek. Sam jej scenariusz jest dość podręcznikowy i przez to efektywny. Na początku słyszymy, że głównym wydarzeniem prezentacji będzie pokazanie nowatorskiego produktu, na który wszyscy czekają, od tygodni podsycani sterowanymi wyciekami informacji do mediów branżowych. Przed tym jednak kilka innych aktualnych faktów, które w istocie służą tylko zrobieniu odpowiedniego wrażenia potęgą firmy i jej ostatnimi wynikami. Płynne przejście od tych ostatnich do głównego tematu, czyli iPada jest tak naturalne, że oglądającemu trudno nie zgodzić się z tezą prezentującego, że nowy produkt jest dokładnie tym, czego na rynku brakowało: trzecim elementem, pomiędzy telefonem a laptopem.

Po tym wstępie następuje prezentacja iPada w działaniu na żywo. Jobs bierze urządzenie do ręki i stopniowo wdraża widzów w kolejne zastosowania. Przez dobrą godzinę poruszane są wszystkie aspekty, na które potencjalni klienci będą zwracać uwagę. Od czytania gazet, książek, oglądania zdjęć, map, przeglądania internetu, aż po gry i zastosowania biznesowe. W dodatku Apple postarało się zainteresować nie tylko konsumentów, ale też firmy software?owe, dla których też przeznaczony jest fragment prezentacji. To właśnie ich zapał do przygotowywania nowych aplikacji specjalnie pod kątem tego urządzenia jest kluczowy dla powodzenia produktu na rynku. Przy większości z tych tematów Jobs oddaje głos szefom poszczególnych grup produktowych, a nawet firmom współpracującym z Apple, żeby nie dać odbiorcom szansy na znudzenie własną osobą.

Prezentacja przygotowana jest także w zgodzie z jedną z kluczowych zasad sprzedaży ? najpierw przedstawia zalety produktu i korzyści, które z nich wynikają dla konsumentów. Dopiero na końcu ?rozmowa? schodzi na temat ceny. Przez minutę na ekranie widnieje cyfra ?$999? i wszyscy naturalnie zaczynają myśleć, że to własnie jest cena. Tymczasem Steve Jobs opowiada z zapałem o jednym z głównych celów konstruktorów urządzenia – minimalizacji ceny, aby produkt mógł być jak najszerzej dostępny. Nic dziwnego, że gdy prawda wychodzi na jaw ? $499 ? aplauz widowni jest zauważalny.

Jeszcze jeden drobiazg, który często nam umyka przy oglądaniu prezentacji innych, ale na który u siebie samych nie jesteśmy tak wrażliwi ? komunikacja werbalna. Nieskomplikowany język prezentacji połączony z umiarkowanym tempem mówienia pozwala na łatwe zrozumienie osobom, dla których angielski nie jest językiem ojczystym. Zapewne autor był doskonale świadom, że jego wystąpienie zostanie obejrzane co przez miliony takich osób, więc z szacunku (i biznesowej kalkulacji) bardzo starał się być przez nich zrozumiany.

Naprawdę polecam obejrzenie całej prezentacji (choć trwa ok. 1,5 godziny) tym, którzy są zainteresowani tą dziedziną biznesowego warsztatu.