Na rynku jest sporo szkoleń z zarządzania czasem i jeszcze więcej książek. Część z was pewnie zna i stosuje jakieś metody planowania swojego czasu, od prostej listy ?rzeczy do zrobienia?, poprzez kalendarze komputerowe (na czele z Outlookiem), aż po system z czterema ćwiartkami (ważne – nieważne, pilne ? niepilne).

Z mojego doświadczenia wynika, że planowanie sobie zadań i czasu to jedno, a realizacja czasami zupełnie się z tymi planami rozmija. I chyba zresztą nie w tym rzecz, by idealnie w myśl planu wszystko wykonywać ? lecz by nam po prostu pomagał. Jest jednak pewna zasada, która może znacząco poprawić nam samopoczucie na większą część dnia i poprawić naszą efektywność. Jak to zwykle bywa, jest tak prosta, oczywista, banalna (niepotrzebny przymiotnik skreślić), że aż głupio o niej pisać z obawy, że każdy z was stwierdzi ?przecież to oczywiste?. Niemniej jednak z własnego doświadczenia i obserwacji innych wiem, że ta właśnie zasada bardzo często nie jest stosowana.

Chodzi mianowicie o to, by od razu na początku dnia pracy załatwić jedną sprawę ? tę która jest danego dnia najważniejsza (i zwykle najtrudniejsza). By nie odkładać jej na później, usprawiedliwiając się zbieraniem sił, ale po prostu wziąć byka za rogi! Korzyści są znaczące. Przede wszystkim załatwiasz najważniejszą sprawę na samym początku, co oznacza w praktyce, że reszta dnia będzie już ?z górki? ? co niewątpliwie jest powodem do radości i czynnikiem uskrzydlającym w kolejnych działaniach.

„(…) skuteczne zarządzanie (sobą) to inaczej robienie rzeczy we właściwej kolejności”
Stephen R. Covey – 7 nawyków skutecznego działania

Ja staram się spisać plan działań na następny dzień tuż przed wyjściem z pracy. Od teraz rano będę wybierał tę najważniejszą i ją realizował na początku. Ktoś z was tak już robi?

Magazyn F@st Company opublikował listę 50 najbardziej innowacyjnych firm 2009. Nie znalazłem nigdzie kryteriów wyboru akurat tych firm ? nie wiem zatem co oznacza ?najbardziej innowacyjnych? i skąd taka kolejność. Niemniej jednak? po lekturze tego zestawienia rzucają mi się w oczy następujące ?zagadnienia?:

• Sposób demonstracji na stronie ? bardzo przejrzysty. Najpierw lista po kolei, potem dymki z firmami według branż, a na koniec? mapa USA Googla z zaznaczonymi siedzibami firm (choć nie wszystkie są ze Stanów…). Komunikacja przechodzi powoli zmianę tego, co znamy ze ?standardowych? slajdów Power-point (czego przykładem jest np. wideo Jacka Welcha).
• 33 firm (na 50) to ?nowości? w zestawieniu, organizacje których nie było na takiej liście rok temu. W końcu to firmy innowacyjne, a więc wyskakujące czasem niezwykle szybko do góry.
• Miejsce pierwsze jest niesamowite wręcz. Ciekawe kiedy w Polsce doczekamy w takim zestawienia czegoś tak ?out of the box?. Ten numer  1 to ?Team Obama?. (O sposobie wykorzystania Web 2.0 w kampanii prezydenckiej Baracka Obamy pisałem tutaj).
• Na liście jest sporo firm, o których na pewno słyszałeś. Np. Apple (miejsce 4) , Google (2), Amazon (9), Nokia (13), czy Nike (27)…
• …jest też jednak całe mnóstwo takich, o których przynajmniej ja ? usłyszałem po raz pierwszy. Dajmy na to: Hulu, lider w dziedzinie telewizji w Internecie (na razie sprawdza że nie jestem z USA i nic nie zobaczę…), czy też Pure Digital Technologies. Ta ostatnia firma wprowadziła na rynek prostą kamerę kieszonkową ? Flip, która z miejsca stała się best-sellerem.
• Po przejrzeniu całej listy mam wrażenie, że firmy można pogrupować na zajmujące się: energią odnawialną, nowymi technologiami,  internetem. No i do tego korporacje robiące różne rzeczy jak GE, Nike czy Walmart.

Lista jest ciekawa, a opisy i artykuły towarzyszące poszczególnym organizacjom, to niezłe źródło inspiracji. Co to ma do HR? Na pierwszy rzut oka niewiele. Ale… każda firma innowacyjna, to tak naprawdę ludzie, czyli innowatorzy. A HR do ludzi ma już sporo. Sam obszar HR to również duże (nieograniczone?) możliwości do wprowadzania innowacji. Po pierwsze ? na poziomie każdej organizacji, może to oznaczać wprowadzenie czegoś nowego, czegoś, czego nie ma (np. dla średnich i większych firm – oceny 360).

Po drugie ? jak pokazują kolejne lata i kolejne trendy ? obszary tzw. miękkie są polem do popisu i eksperymentów w różnych kierunkach.  Nie zawsze trzeba kopiować, czasem można wymyślać samemu.

—

Powyższy wpis napisałem przed urlopem, 3 tygodnie temu, a w międzyczasie F@st Company opublikował w najnowszym numerze analogiczny ranking za rok 2010. Napiszę o nim za jakiś czas, będzie zatem dodatkowo możliwość porównania. ;)

Mój ciąg do literatury biznesowej trwa, a ponieważ lektury uznaję za przydatne, to bez wahania opiszę wam pokrótce zawartość kolejnej. Dla uproszczenia pozwoliłem sobie nawet użyć tytułu książki na nazwę dzisiejszego wpisu.

Samemu będąc związanym z prezentacjami przez całość kariery zawodowej, z ciekawością zagłębiłem się na treści podawane przez autora (Garr Reynolds ? polecam stronę). Z książki można wyciągnąć sporo wartościowych rad, które pomogą wam poprawić swoje umiejętności tworzenia prezentacji i samego prezentowania. Główną radą jest prostota.

?Prostota jest najwyższą formą wyrafinowania?
Leonardo da Vinci

Jej osiągnięcie jest możliwe na wiele sposobów. Jednak zacząć trzeba już na etapie przygotowania, poprzez przemyślenie koncepcji prezentacji w sposób analogowy ? czyli z dala od komputera. Rzeczywiście w moim przypadku sprawdza się to wyśmienicie ? już od kilku lat udaje mi się opanować i nie sięgać natychmiast po komputer gdy nadchodzi potrzeba stworzenia prezentacji. Zamiast tego polecam wziąć ołówek i kartkę formatu A4 i poprzez narysowanie trzech linii prostych utworzyć na białej powierzchni 6 jednakowych prostokątów, a w nich szkicować slajdy.

Odnośnie projektu slajdów i ich zawartości w książce pada sformułowanie ?zabijanie przez PowerPointa? ? jakże trafne w przypadku części prezentacji, które widujemy w pracy. Slajdy przeładowane tekstem i dziesiątkami podpunktów albo nieczytelne wykresy z masą danych ? to nie służy komunikacji ani przekonaniu do swojego zdania kogokolwiek. Autor proponuje, by na slajdzie znalazło się nie więcej niż 6 słów. Rada być może i słuszna, natomiast realność tego zalecenia pozostawiam waszej ocenie. Chętnie usłyszę komentarze zwolenników (czy ktoś to przetestował na przykład w prezentacji w prezentacji dla zarządu firmy???) i przeciwników.

Kolejne zalecenie zostanie chyba moim ulubionym i będę starał się do niego dostosować. Autor stwierdza, bez wątpienia słusznie, że slajdy są jedynie elementem wspierającym mówcę. Przytacza też wyniki badań, z których wynika, że jeśli odbiorcy widzą to samo co słyszą, to jest im to znacznie trudniej przyswoić. A więc: slajdy ze swym tekstem i grafiką powinny koncentrować się na prostym przekazie najważniejszego punktu i zaciekawiać do słuchania prezentującego. W międzyczasie warto pamiętać o tym, by ich zawartość składała się tylko z absolutnie niezbędnych elementów. Autor nazywa to wysokim współczynnikiem sygnału do szumu i radzi nawet ? o ile to możliwe ? wyrzucić logo firmy z korporacyjnego szablonu, jako zbędne. Właściwe ?odchudzanie? slajdów jest poparte kilkoma przykładami otwierającymi oczy nawet tym, którzy mają się za doświadczonych prezenterów.

Zazwyczaj jest tak, że mamy do dyspozycji więcej danych niż wymaga pokazania na ekranie ? możemy je wydrukować i rozdać w materiałach po prezentacji. Proste i skuteczne ? ludzie nie będą wytrzeszczać oczu próbując odczytać wykres z dwudziestoma słupkami oznaczonymi cyframi o czcionce rozmiaru 9.

Autor jest też wrogiem samoobjaśniających się (self-explanatory) slajdów, tak lubianych w branży konsultingowej. Według książki, idealny slajd jest całkowicie nieodłącznym orężem prezentera i bez niego nie powinien nic znaczyć. Znowu mogę się ?zgodzić, ale?? W realiach naszych firm, gdzie prezentacja jest często sposobem na skrócony i schematyczny opis jakiegoś projektu, rady z ?Zen prezentacji? nie do końca znajdą zastosowanie.

Zaleceniem Garra Reynoldsa, które najbardziej rzuca się w oczy, jest sugestia by zamiast ?przyozdabiać? slajdy klipartami czy małymi zdjęciami używać obrazów o wyższej rozdzielczości stanowiących tło slajdu. Oczywiście obraz musi korespondować tematycznie z treścią bądź wykresem na pierwszym planie, jednak jest to zasadnicza zmiana w stosunku do aktualnie stosowanych standardów prezentacyjnych. Obrazy nie biorą się jednak znikąd (zwłaszcza te wyższej rozdzielczości) ? i tutaj właśnie ?leży pogrzebany pies, od którego zgrzytam zębami?. Autor właściwie na każdej stronie promuje używanie (czyt. kupowanie) tychże obrazów pobranych z jednego, wskazanego serwisu. W dodatku na końcu książki znajduje się kupon promocyjny, a na jego stronie www można znaleźć zdjęcia w towarzystwie właścicieli owego zachwalanego serwisu. Być może jestem przewrażliwionym na zachowania skrajnie kapitalistyczne dzieckiem epoki PRL-u? Tak czy inaczej moje zęby uratowała strona 150, na której wymienionych jest też kilka innych podobnych serwisów, w tym darmowe.

Na uwagę zasługuje też sama forma książki, z dużą ilością przykładowych slajdów. Zarówno złych jak i ? tuż obok ? dobrych, dla porównania i lepszego zapamiętania. To połączone z treścią książki i możliwością jej praktycznego zastosowania w zdecydowanej większości przypadków przemawia za koniecznością postawienia ?Zen prezentacji? na półce u każdego, kto od czasu do czasu musi coś zaprezentować.

Traf chciał, że w tym roku znowu zacząłem czytać książki ?biznesowe?. Wynika to po części z faktu, że mój ulubiony autor ? Andrzej Sapkowski ? mimo iż bardzo płodny w porównaniu do swych kolegów i koleżanek po fachu, to jednak nie wyrabia się z tworzeniem kolejnych przygód Kuby Wędrowycza czy ?Oka Jelenia? tak szybko, by zaspokoić moje możliwości czytelnicze. Także kupiona pod wpływem impulsu ?Moja żona wiedźma? jakiegoś rosyjskiego twórcy fantastyki utknęła mi w połowie. Po części jednak czuję głód biznesowej wiedzy i stąd wzięły się moje aktualne lektury.

Moim prywatnym hitem stycznia mogę ogłosić Freakonomics autorstwa duetu Stevenów: Levitt & Dubner. Szkoda, że polski wydawca postawił sobie za cel dosłowne przetlumaczenie tytułu, bo przyznacie chyba, że ?Freakonomia? ani nie jest słowem polskim, ani potencjalnemu czytelnikowi wiele nie mówi? Gdyby to ode mnie zależało, to nadałbym jej tytuł ?Szaleństwa ekonomii?. Powód jest prosty ? autorzy wprowadzają nas w świat logicznych i opartych na cyfrach lub dowodach przyczyn wydarzeń socjologicznych. Owe wydarzenia są przez nas na co dzień widziane w społeczeństwie i czasem nawet zastanawiamy się ?jak to się dzieje??, tymczasem ci dwaj panowie oprócz zastanawiania się poszli o krok (albo i dwa) dalej, szukając przyczyn i dowodów. W istocie książka jest zbiorem przeróżnych ciekawostek społecznych, które autorzy przedstawiają nam od podszewki.

Opisywane przypadki są przeróżne. Poczynając od niespodziewanego i znaczącego spadku przestępczości w Nowym Jorku i całych Stanach Zjednoczonych w latach 90. XX wieku, poprzez oszustwa nauczycieli poprawiających swoim uczniom testy, japońskich zawodników sumo ze swymi ?ustawianymi? walkami, czy załamanie Ku-Klux-Klanu, by wymienić te nieco bardziej historyczne. Niektóre bardziej współczesne zagadnienia również rozpracowane w książce to choćby wpływ pieniędzy na prawdopodobieństwo zdobycia urzędu prezydenta USA, piramidalna struktura kadrowa gangów narkotykowych, czy zniknięcie w ciągu roku 7 milionów Amerykanów (skutkujące zresztą kwotą 3 mld dolarów dodatkowych dochodów z podatków).

Musze przyznać, że momentami książkę czyta się niczym powieść detektywistyczną (co mówi samo za siebie o poziomie pisarskim autorów), a momentami jak poradnik na życie. Na przykład w rozdziałach o postępowaniu agentów nieruchomości, wpływu imienia dziecka na jego życie, czy ? kończąc na postawach obywatelskich: czy głosowanie w wyborach ma sens.

PS. Przypomniał mi się książkowy hit grudnia ? ?Sześcioro podejrzanych?. Wyszedł spod pióra twórcy ?Slumdog ? milioner z ulicy?. Jako że tego typu literatura w żaden sposób nie podchodzi pod tematykę bloga, polecam opis i recenzję na empiku.

Większość z nas miała już okazję przynajmniej raz wziąć udziału w konferencji, więc wszyscy możemy bez problemu i długiego zastanawiania wymienić główne wady tego typu spotkań. Standard jest taki, że konferencja ma swój temat wiodący, a program podzielony na jeden lub dwa dni ułożony jest wokół sesji tematycznych, bardziej lub mniej związanych z tematem wiodącym. Sesje odbywają się zwykle w formie wykładów, z możliwością interakcji pod sam koniec (o ile nie zabraknie czasu przez nadmiernie rozbudowaną prezentację). Czasem stosowane są też warsztaty, podczas których w domyśle każdy powinien bardziej zaangażować się w uczestnictwo, a przez to też nauczyć się (i innych) więcej. Taki był przez wiele lat standard.

Teraz pojawia się nowy, będący ? jak samo angielskie określenie ?unconference? sugeruje – kompletnym zaprzeczeniem poprzedniego. Mnie najwłaściwsze wydaje się tłumaczenie ?antykonferencja? i takiego będę używał. Ale do rzeczy. Główną cechą antykonferencji jest to, że nie ma dokładnie określonego programu, przez co przed rozpoczęciem nie wiadomo, kto będzie przemawiał ani na jakie dokładnie tematy zostaną poruszone. Można mieć jednak przekonanie graniczące z pewnością, że tematyka sesji będzie trafna, ponieważ to sami uczestnicy na początku antykonferencji określają tematy, które ich interesują i które chcieliby zgłębić. Po takim zbadaniu potrzeb uczestników, ustalone zostają tematy poszczególnych sesji. Co więcej, także osoby prowadzące poszczególne sesje rekrutują się spośród uczestników. Zostają nimi po prostu ci, którzy są w danym zagadnieniu najbardziej doświadczeni. Może być ich kilku. Dodatkowym atutem takiej formuły jest możliwość obniżenia kosztów ? odpadają przecież wydatki związane z zaproszeniem kilku(nastu) prelegentów. To uczestnicy przejmują ich, nieco zmodyfikowane, obowiązki!

Podobno na świecie odbywa się już kilkaset antykonferencji rocznie . Na razie przodują te o tematyce technologicznej i marketingowej, jednak nie ma większych przeciwwskazań, by w ten sposób organizować branżowe spotkania o dowolnej tematyce, na przykład bibliotekarskiej (ciekawa relacja tutaj). Pojawiają się też pierwsze jaskółki w Polsce.

Jestem pewien, że antykonferencje będą się popularyzować, choć w bardziej konserwatywne kręgi nie trafią chyba zbyt szybko. Ich główną zaletą jest szansa na uniknięcie przydługich przemów prowadzonych przez prelegenta, podczas których publiczność ? w najlepszym przypadku – biernie słucha. W nieco gorszych przypadkach telefonuje, esemesuje, przegląda pocztę. A chyba nie o to chodzi? Jedna z zasad obowiązujących podczas antykonferencji mówi, że jeśli podczas sesji nie uczysz się lub nic nie wnosisz do dyskusji, to twoim obowiązkiem jest znalezienie innej sesji, gdzie twoja obecność będzie bardziej użyteczna. Proste i skuteczne!

Podsumowując – antykonferencja to bardzo ciekawy, świeży sposób na organizację spotkań branżowych ukierunkowanych na wymianę wiedzy. Jeśli zostanie spełniony warunek dobrej organizacji i odpowiedniego prowadzącego, który wie co robi ? antykonferencja może przynieść uczestnikom znacznie więcej pożytku niż tradycyjna konferencja.

Pomysł na ten wpis powstał po przeczytaniu artykułu w styczniowym Inc. Zainteresowanym praktyczną stroną tematu polecam: www.unconference.net.