W moim ulubionym anglojęzycznym piśmie biznesowym ?Inc? regularnie czytam rubrykę ?The way I work?, w której jakaś osoba z amerykańskiego biznesowego świecznika opowiada, jak wygląda jej przeciętny dzień pracy. Oprócz zaspokojenia ciekawości można czasem poznać fajne sposoby na zwiększenie efektywności osobistej.

Tym razem bohaterką odcinka jest Rashmi Sinha, doktor psychologii i założycielka kilku firm, z których ostatnią jest serwis wymiany prezentacji SlideShare. Firma rozwija się od 2006 roku i aktualnie ma 30 pracowników podzielonych na biura w San Francisco i Indiach. Serwis odwiedza miesięcznie ponad 30 milionów ludzi z całego świata.

A ciekawostki, na które wg mnie warto zwrócić uwagę w jej sposobie pracy, to:

• sposób działania: gdy ma się początkujący biznes, to trzeba działać szybko. Rashmi woli zrobić błąd, uświadomić to sobie, a potem spróbować w inny sposób zamiast tracić czas na myślenie i nie-działanie. Bo nawet gdy się wszystko dobrze przemyśli to i tak można zrobić błąd, tyle tylko że wtedy sporo czasu zostało stracone.
• punkt siedzenia: szefowa ma własne biuro, lecz woli siedzieć w open-space razem ze swoimi pracownikami, żeby być w centrum wydarzeń.
• komunikacja mailowa: po przyjściu do pracy z rana sprawdza pocztę (a kto tego nie robi?) i na pilne maile odpowiada od razu; nie odkładając ich na później zyskuje podwójnie ? nie straci czasu na ponowne przeczytanie maila, a dodatkowo nie będzie ?zaśmiecał? jej głowy.
• telefon: nigdy nie odbiera telefonu stacjonarnego i nie odsłuchuje wiadomości; robi to za nią office manager, która przychodzi do pracy dwa razy w tygodniu; jeśli na poczcie było coś ciekawego, po prostu to przekazuje; komórkę Sinha odbiera normalnie, numer do niej ma tylko ograniczona liczba osób.
• spotkania: co poniedziałek odbywa się maksymalnie 15 minutowe spotkanie pracowników, na którym siadają w kręgu i każdy ma parę minut żeby powiedzieć 3 rzeczy: co zrobił w zeszłym tygodniu, co chce zrobić teraz, czyjej pomocy to wymaga.
• biuro: mają w nim dużą skrzynkę z M&M?sami, która co tydzień jest uzupełniana :)
  
• weekend: w piątek o 17 wszyscy w biurze zaczynają pić piwo, nawet jeśli jeszcze pracują; to sposób na płynne przejście od tygodnia pracy do weekendu.

www.slideshare.net to: źródło prezentacji o różnorodnej tematyce, sposób na dzielenie się z innymi swoimi slajdami, możliwość podpatrzenia ciekawych pomysłów na zrobienie oryginalnych i czytelnych slajdów. A zresztą niech przedstawi się sam poniżej.

Po pierwsze: wywiad na temat sukcesu i rozwoju osobistego z Miłoszem Brzezińskim, trenerem i coachem. Dobra i długa rozmowa z Dużego Formatu GW.

Po drugie, wywiad z Timem Ferrisem, autorem opisywanej tu jakiś czas temu książki o tym jak pracować mniej i mieć więcej. Tim napisał kontynuację, pod wszystko mówiącym tytułem: „The 4-Hour Body: An Uncommon Guide to Rapid Fat-Loss, Incredible Sex, and Becoming Superhuman„. Polecam zwłaszcza komentarze pod artykułem.

I wreszcie po trzecie, dla fanów i przeciwników postanowień noworocznych. Bardzo interesujący filmik o tym, jak mogą wyglądać postanowienia, które mają szanse na realizację. Gorąco polecam – film i zawarty w nim proces. Sam przeszedłem – zajęło mi to 15 minut i dało sporo satysfakcji. Do Siego Roku 2011!

W zeszłym tygodniu prowadziłem prezentację na konferencji branżowej. Oczywiście przygotowałem się solidnie, zrobiłem slajdy w stylu zen (więcej tutaj), charakteryzujące się czystym i przejrzystym designem, ilością tekstu ograniczoną do minimum (najbogatsze tekstowo slajdy miały po 12 słów, włącznie z opisem wykresu) i wysokiej jakości grafiką. Nie na slajdach jednak chcę się dziś skoncentrować, więc tylko przy okazji zaznaczę, że coraz bardziej przekonuję się do tej formy graficznej prezentacji i mocno ją polecam, aby zrobić dobre wrażenie i ułatwić zapamiętanie przesłania, zamiast uśpić słuchaczy ścianą tekstu i punktorów.

foto: sxc.hu

W czasie prezentacji ? tak jak zwykle staram się robić ? utrzymywałem stały kontakt z publicznością i spostrzegłem ciekawą rzecz. W kilku miejscach ? gdy schodziłem na tematy nieco oddalone od głównego nurtu prezentacji po pytaniach od widzów ? słuchacze na bieżąco sprawdzali w internecie pewne dyskutowane szczegóły i podawali dokładne informacje.

W czasach zanim internet trafił pod strzechy sal konferencyjnych, osoba prezentująca była zwykle jedyną osobą na sali, która miała pewną unikalną wiedzę. Rzadko zdarzało się, by ktoś mógł ? mówiąc kolokwialnie ? ?zagiąć? prowadzącego wykład. Dawało to swoisty komfort i poczucie bezpieczeństwa, choć trudno powiedzieć czy ktoś to doceniał w myśl słów wieszcza ?ile cię trzeba cenić, ten tylko się dowie, kto cię stracił?.

Teraz, gdy netbooki, wi-fi i karty modemowe stały się dostępne na każdą kieszeń, osoba prowadząca prezentację powinna zredefiniować swoją rolę. Już nie ma monopolu na wiedzę, stojąc przed audytorium i elaborując ?swój? temat. Monopol został złamany poprzez technologię, więc prowadząc prezentację trzeba już być przygotowanym na błyśnięcie czymś więcej.  To ?więcej? powinno być dla słuchacza wartością dodaną w stosunku do możliwości poczytania zawartości literatury fachowej i internetu na dany temat. Według mnie podstawowe zadania osoby prezentującej to:

• zawartość merytoryczna idealnie dopasowana do profilu słuchaczy i ich zainteresowań
• przykłady z praktyki, a nie tylko teoretyczne rozważania
• interakcja słuchaczy z prowadzącym (bo słuchacz zaangażowany lepiej zapamiętuje)
• sposób wykonania prezentacji (płynny, z dobrymi, przejrzystymi slajdami)

A jak wy uważacie?

Zachodnie koncerny zawsze chętnie przysyłały swoich pracowników do polskich oddziałów. Początkowo obejmowali oni tylko najwyższe stanowiska, z czasem zdarzało się to na coraz niższym poziomie, włączywszy zwykłych praktykantów. Przyjęło się nazywać ich w skrócie ekspatami (od ang. expatriate).

Moje doświadczenia z ekspatami zazwyczaj były pozytywne. Mieli szeroką wiedzę i masę doświadczeń zawowodych, często wtedy w Polsce niedostępnych. Wydawali mi się nie tylko bardziej obyci w biznesie od swoich polskich odpowiedników, ale też potrafili spojrzeć na problem z zupełnie innej strony.

Tymczasem w najnowszym, wrześniowym numerze Harvard Business Review, ukazały się własnie wyniki badań, które potwierdzają, że osoby z międzynarodowym doświadczeniem są bardziej kreatywne, lepiej rozwiązują problemy, częściej wymyślają nowe produkty i w końcu ? częściej są promowani. Autorzy przeprowadzili serię eksperymentów z udziałem m.in. studentów MBA, studentów Sorbony, czy izraelskich menedżerów pracujących w Dolinie Krzemowej. I to właśnie dzięki tej ostatniej grupie naukowcy dokonali też drugiego odkrycia – nie tylko sam pobyt za granicą pozytywnie wpływa na pracownika, ale także jego skłonność do przyjęcia lokalnej kultury.

Wnioski dla mnie są dwa:

1. Jeśli macie w swoim otoczeniu jakiegoś ekspata, warto mu ułatwić poznanie naszej kultury, integrację z zespołem, itd.
2. Warto zostać ekspatem, żeby poszerzyć horyzonty i stać się lepszym menedżerem. Kierunek chyba nie ma znaczenia ? a przynajmniej autorzy artykułu nic o tym nie powiedzieli – chodzi o samą ekspozycję na nową, odmienną kulturę.

I tylko jedna wątpliwość tłucze mi się po głowie: co tu jest przyczyną, a co efektem. Artykuł w HBR sugeruje, że to praca za granicą wpływa na bycie lepszym pracownikiem, tymczasem mnie wydaje się, że może po prostu firmy statystycznie znacznie częściej wysyłają za granicę lepszych pracowników. No ale przecież nie będę podważał reputacji HBR? tym bardziej że nie zmienia to żadnego z moich dwóch wniosków.

Obaj z Michałem lubimy szeroko pojętą tematykę HR. Ja coraz mocniej interesuję się zarządzaniem ludźmi, motywowaniem pracowników i efektywnością organizacji. O sporej ilości przykładów i sugestii dotyczących kierowania zespołem pisałem w recenzji książki ?Jak być lepszym szefem?. Dzisiaj natomiast przeczytałem (Adrian ? dzięki za podesłanie) fantastyczny przykład z praktyki. Nie dość, że rodzimy, to jeszcze z firmy ?państwowej?!

Na początku czerwca Dziennik Zachodni doniósł o niecodziennym przypadku w polskiej praktyce zarządzania. Otóż szef Zarządu Transportu Zbiorowego w Rybniku, pan Kazimierz Berger, kilka razy w tygodniu zamienia swoje biurko na autobus i legitymację? kontrolera biletów. Co więcej, pan Kazimierz robi to także w czasie wolnym od pracy. Powód jest prozaiczny: statystyki dowodzą, że ?jego? autobusami jeździ zbyt wielu pasażerów na gapę, a próby uzupełnienia braków kadrowych wśród prawdziwych kontrolerów nie przynoszą sukcesu. Sam dyrektor mówi o tym dość skromnie: ?Postanowiłem (..) pomóc kontrolerom i kiedy tylko mogę, odkładam papiery na bok i ruszam w teren?. 

Osobiście, jestem pod sporym, pozytywnym wrażeniem pomysłu dyrektora rybnickiego Zarządu Transportu Zbiorowego. Pod kątem HR i motywacji, postawa pana Bergera podoba mi się najbardziej! Przecież nic tak nie pociągnie pracowników firmy do boju jak przykład dany przez szefa. Nie słowa wypowiadane przed zebranymi pracownikami, nie dziesiątki maili i wymyślne prezentacje, ale właśnie przykład! Ludzie z każdego poziomu organizacji powinni pozytywnie zareagować na to, że ich dyrektor „zniża się” do tak prostej pracy na pierwszej linii frontu. Być może wieloletni pracownicy miłujący „stary porządek” będą kręcić nosem ?że to nie wypada? etc., jednak potraktowałbym to jako wyjątek potwierdzający regułę.

foto: Radio 90

Pod kątem marketingowym – też bardzo dobrze. Nie widzę lepszego sposobu na zakomunikowanie pracownikom, jak ważna dla firmy jest walka z gapowiczami, niż regularna praca dyrektora w roli kontrolera-ochotnika. Równie dobry efekt na zewnątrz firmy – wszyscy w Rybniku będą wiedzieć, że miejskie autobusy wytoczyły ciężkie działa na front walki z nieuczciwymi pasażerami. Spadnie społeczne przyzwolenie na jazdę bez biletów, co pewnie dość szybko przełoży się na przychody. No i nie zapominajmy o ostatnim elemencie marketingowym ? badaniu rynku! Przyznacie chyba, że już nawet codzienne dojazdy do pracy autobusem pozwalają na zbadanie stanu świadczonych usług i opinii regularnych pasażerów. Dołożenie elementu kontroli biletów może zastąpić kosztowne (i chyba trudne do zrealizowania) badanie rynku ? dyrektor ZTZ przyznał, że jego pierwszy przejazd w roli kontrolera przyniósł wynik 12:40, czyli na 40 pasażerów autobusu aż 12 nie miało biletu.

Natomiast ze względu na efektywność organizacyjną, nie jestem do końca przekonany, czy sprawdzanie biletów przez dyrektora ZTZ jest najbardziej efektywnym rozwiązaniem. Na przykład kilka lat temu w mojej rodzinnej Częstochowie wprowadzono zasadę wsiadania do autobusów przednimi drzwiami. Przy wsiadaniu pasażer pokazuje kierowcy bilet miesięczny albo kasuje przy nim bilet jednorazowy. Bez tego wraca na przystanek! Proste, a efekty były bardzo sympatyczne dla kasy miejskiego przewoźnika.

Podsumowując, brawa dla dyrektora ZTZ z Rybnika ? za chęć pomocy firmie i odwagę w zejściu z dyrektorskiego piedestału!