15. Zaczynam o 8. O której jestem na miejscu?
Pytanie z tytułu dotyczy hipotetycznej sytuacji w której masz do przeprowadzenia dla przykładu:
a) prezentację (na jakiś temat, oferty sprzedażowej, produktowej, etc.),
b) szkolenie,
c) wykład,
d) ważne spotkanie, na którym będziesz wykorzystywać cokolwiek, poza sobą (np. laptop, rzutnik, makietę),
e) i te de.
A zatem zaczynasz o 8.00. O której będziesz na miejscu?
Wiem, to zależy od wielu czynników. Ale generalizując i sprowadzając do wspólnego mianownika, o ile nie jest to sytuacja standardowa i powtarzalna, a miejsce nie jest oddalone od Twojego miejsca zamieszkania o 5 minut? Moim zdaniem 7.00 to najpóźniej. A oto dlaczego.
W zeszłym tygodniu miałem przyjemność poprowadzić 0,5 dniowy warsztat z kultury organizacyjnej, dla studentów CEMS SGH. Zaczynałem punkt ósma. Na miejscu byłem o 6:50. Miejsce, droga, jest mi dobrze znana, ale i tak ledwo się wyrobiłem z rozpoczęciem. A powodów było kilka…
Po pierwsze – okazało się że ponad 20 okien w auli jest odsłoniętych. Nie ma automatycznego opuszczania żaluzji. Okna od wschodu, słońce mimo spadku swej aktywności, świeciło całkiem mocno. Poszukiwanie automatycznego opuszczania, w gąszczu przycisków – 3 minuty, nie ma. Zdobycie klucza do drugiego piętra auli (tam też są okna) – 5 minut. Ręczne przysłonięcie okien – 10 minut. Rozgryzienie w jaki sposób działa włączanie i wyłączanie oświetlenia (ładnych kilka przycisków) – 5 minut. Opuszczenie ekranu do rzutnika – 5 minut (przez 4,5 minuty najzwyczajniej w świecie nie mogłem znaleźć włącznika). Podłączenie laptopa do głośników zamontowanych w auli – ok. 30 minut. Na miejscu są panowie akustycy (pomoc techniczna), ale… akurat sobie gdzieś poszli, gdy ja ich szukałem. Udało mi się ich zlokalizować o 7:55, ale w międzyczasie kilka razy schodziłem z góry na dół do ich siedziby (za trzecim razem zostawiłem im kartkę). Głośniki podłączone o 7:57.
W prezentacji / spotkaniu / wykładzie / szkoleniu mamy 2 szanse na pierwsze wrażenie. Ta pierwsza jest przed rozpoczęciem, wtedy, gdy uczestnicy / goście wchodzą do sali. I mogą nas zobaczyć jak biegamy nerwowo zasłaniając okna / próbując podłączyć laptopa / rozkładając materiały / robimy inne, konieczne przygotowania. Albo mogą nam uścisnąć rękę i odpowiedzieć na rozluźniony uśmiech. Nie wszystko, co musi pójść dobrze jest pod naszą kontrolą. Ale czas przybycia na miejsce, najczęściej tak.
Podobnie jak w powyższym przykładzie, przygotowanie i pokonanie nieprzewidzianych trudności może być czasochłonne. Dobre pierwsze wrażenie – bywa bezcenne.
Standard znanej nam obu firmy szkoleniowej mówi, żeby być na miejscu szkolenia dzień wcześniej (wieczorem) by właśnie nie zostać zaskoczonym, by ustawić salę, by spać spokojnie, by móc dobrze powitać uczestników…
Podpisuję się obiema ręcyma pod tym tekstem. Sam stresuję się mocno jak mam poczucie, że się spaźniam lub że nie mam czasu na zrobienie czegoś, co jest ważne przed takim wystąpieniem/szkoleniem.
:) Dziękuję za przypomnienie!
Podłączanie głośników… Miałem z tym nieraz problem na SGH-a – jedynie w budynku C jest to czynność bezproblemowa. Tak, więc w zeszłym semestrze zdecydowałem się na zakup własnych głośników i teraz, gdy mam jakąś prezentację, przy której potrzebuję dźwięku posiłkuję się swoimi głośnikami. Czasami udaje mi się podłączyć do głośników w danej sali, lecz traktuję to jako coś ponadstandardowego. Zgodnie z formułą: „umiesz liczyć licz na siebie” polecam takie rozwiązanie.