Mój ciąg do literatury biznesowej trwa, a ponieważ lektury uznaję za przydatne, to bez wahania opiszę wam pokrótce zawartość kolejnej. Dla uproszczenia pozwoliłem sobie nawet użyć tytułu książki na nazwę dzisiejszego wpisu.

Samemu będąc związanym z prezentacjami przez całość kariery zawodowej, z ciekawością zagłębiłem się na treści podawane przez autora (Garr Reynolds ? polecam stronę). Z książki można wyciągnąć sporo wartościowych rad, które pomogą wam poprawić swoje umiejętności tworzenia prezentacji i samego prezentowania. Główną radą jest prostota.

?Prostota jest najwyższą formą wyrafinowania?
Leonardo da Vinci

Jej osiągnięcie jest możliwe na wiele sposobów. Jednak zacząć trzeba już na etapie przygotowania, poprzez przemyślenie koncepcji prezentacji w sposób analogowy ? czyli z dala od komputera. Rzeczywiście w moim przypadku sprawdza się to wyśmienicie ? już od kilku lat udaje mi się opanować i nie sięgać natychmiast po komputer gdy nadchodzi potrzeba stworzenia prezentacji. Zamiast tego polecam wziąć ołówek i kartkę formatu A4 i poprzez narysowanie trzech linii prostych utworzyć na białej powierzchni 6 jednakowych prostokątów, a w nich szkicować slajdy.

Odnośnie projektu slajdów i ich zawartości w książce pada sformułowanie ?zabijanie przez PowerPointa? ? jakże trafne w przypadku części prezentacji, które widujemy w pracy. Slajdy przeładowane tekstem i dziesiątkami podpunktów albo nieczytelne wykresy z masą danych ? to nie służy komunikacji ani przekonaniu do swojego zdania kogokolwiek. Autor proponuje, by na slajdzie znalazło się nie więcej niż 6 słów. Rada być może i słuszna, natomiast realność tego zalecenia pozostawiam waszej ocenie. Chętnie usłyszę komentarze zwolenników (czy ktoś to przetestował na przykład w prezentacji w prezentacji dla zarządu firmy???) i przeciwników.

Kolejne zalecenie zostanie chyba moim ulubionym i będę starał się do niego dostosować. Autor stwierdza, bez wątpienia słusznie, że slajdy są jedynie elementem wspierającym mówcę. Przytacza też wyniki badań, z których wynika, że jeśli odbiorcy widzą to samo co słyszą, to jest im to znacznie trudniej przyswoić. A więc: slajdy ze swym tekstem i grafiką powinny koncentrować się na prostym przekazie najważniejszego punktu i zaciekawiać do słuchania prezentującego. W międzyczasie warto pamiętać o tym, by ich zawartość składała się tylko z absolutnie niezbędnych elementów. Autor nazywa to wysokim współczynnikiem sygnału do szumu i radzi nawet ? o ile to możliwe ? wyrzucić logo firmy z korporacyjnego szablonu, jako zbędne. Właściwe ?odchudzanie? slajdów jest poparte kilkoma przykładami otwierającymi oczy nawet tym, którzy mają się za doświadczonych prezenterów.

Zazwyczaj jest tak, że mamy do dyspozycji więcej danych niż wymaga pokazania na ekranie ? możemy je wydrukować i rozdać w materiałach po prezentacji. Proste i skuteczne ? ludzie nie będą wytrzeszczać oczu próbując odczytać wykres z dwudziestoma słupkami oznaczonymi cyframi o czcionce rozmiaru 9.

Autor jest też wrogiem samoobjaśniających się (self-explanatory) slajdów, tak lubianych w branży konsultingowej. Według książki, idealny slajd jest całkowicie nieodłącznym orężem prezentera i bez niego nie powinien nic znaczyć. Znowu mogę się ?zgodzić, ale?? W realiach naszych firm, gdzie prezentacja jest często sposobem na skrócony i schematyczny opis jakiegoś projektu, rady z ?Zen prezentacji? nie do końca znajdą zastosowanie.

Zaleceniem Garra Reynoldsa, które najbardziej rzuca się w oczy, jest sugestia by zamiast ?przyozdabiać? slajdy klipartami czy małymi zdjęciami używać obrazów o wyższej rozdzielczości stanowiących tło slajdu. Oczywiście obraz musi korespondować tematycznie z treścią bądź wykresem na pierwszym planie, jednak jest to zasadnicza zmiana w stosunku do aktualnie stosowanych standardów prezentacyjnych. Obrazy nie biorą się jednak znikąd (zwłaszcza te wyższej rozdzielczości) ? i tutaj właśnie ?leży pogrzebany pies, od którego zgrzytam zębami?. Autor właściwie na każdej stronie promuje używanie (czyt. kupowanie) tychże obrazów pobranych z jednego, wskazanego serwisu. W dodatku na końcu książki znajduje się kupon promocyjny, a na jego stronie www można znaleźć zdjęcia w towarzystwie właścicieli owego zachwalanego serwisu. Być może jestem przewrażliwionym na zachowania skrajnie kapitalistyczne dzieckiem epoki PRL-u? Tak czy inaczej moje zęby uratowała strona 150, na której wymienionych jest też kilka innych podobnych serwisów, w tym darmowe.

Na uwagę zasługuje też sama forma książki, z dużą ilością przykładowych slajdów. Zarówno złych jak i ? tuż obok ? dobrych, dla porównania i lepszego zapamiętania. To połączone z treścią książki i możliwością jej praktycznego zastosowania w zdecydowanej większości przypadków przemawia za koniecznością postawienia ?Zen prezentacji? na półce u każdego, kto od czasu do czasu musi coś zaprezentować.

Jeśli interesujesz się choć trochę nowoczesnymi technologiami, to pewnie słyszałeś o nowym produkcie firmy Apple, zaprezentowanym przez szefa firmy 26. stycznia. Jednak nie będę tu zachwalał samego iPada, bo tematyka naszego bloga jest nieco inna. Zajmę się za to samą prezentacją, a w następnym wpisie? strojem prowadzącego.

Niedawno Michał pisał o serwisie ted.com, dzięki któremu możemy obejrzeć dobre jakościowo prezentacje i doskonalić się w trudnej sztuce prezentowania. Można je też wykorzystać jako szeroko pojętą inspirację w dziedzinie dialogu z publicznością. Co prawda prezentacja iPada autorstwa Steve?a Jobsa nie znajduje się jeszcze na ted.com, natomiast można ją znaleźć na stronach Apple. Przedsmak poniższej.

Muszę przyznać po jej obejrzeniu, że jest doskonałym ? ba, wręcz wzorcowym ? przykładem prezentacji wprowadzającej nowy produkt na rynek. Sam jej scenariusz jest dość podręcznikowy i przez to efektywny. Na początku słyszymy, że głównym wydarzeniem prezentacji będzie pokazanie nowatorskiego produktu, na który wszyscy czekają, od tygodni podsycani sterowanymi wyciekami informacji do mediów branżowych. Przed tym jednak kilka innych aktualnych faktów, które w istocie służą tylko zrobieniu odpowiedniego wrażenia potęgą firmy i jej ostatnimi wynikami. Płynne przejście od tych ostatnich do głównego tematu, czyli iPada jest tak naturalne, że oglądającemu trudno nie zgodzić się z tezą prezentującego, że nowy produkt jest dokładnie tym, czego na rynku brakowało: trzecim elementem, pomiędzy telefonem a laptopem.

Po tym wstępie następuje prezentacja iPada w działaniu na żywo. Jobs bierze urządzenie do ręki i stopniowo wdraża widzów w kolejne zastosowania. Przez dobrą godzinę poruszane są wszystkie aspekty, na które potencjalni klienci będą zwracać uwagę. Od czytania gazet, książek, oglądania zdjęć, map, przeglądania internetu, aż po gry i zastosowania biznesowe. W dodatku Apple postarało się zainteresować nie tylko konsumentów, ale też firmy software?owe, dla których też przeznaczony jest fragment prezentacji. To właśnie ich zapał do przygotowywania nowych aplikacji specjalnie pod kątem tego urządzenia jest kluczowy dla powodzenia produktu na rynku. Przy większości z tych tematów Jobs oddaje głos szefom poszczególnych grup produktowych, a nawet firmom współpracującym z Apple, żeby nie dać odbiorcom szansy na znudzenie własną osobą.

Prezentacja przygotowana jest także w zgodzie z jedną z kluczowych zasad sprzedaży ? najpierw przedstawia zalety produktu i korzyści, które z nich wynikają dla konsumentów. Dopiero na końcu ?rozmowa? schodzi na temat ceny. Przez minutę na ekranie widnieje cyfra ?$999? i wszyscy naturalnie zaczynają myśleć, że to własnie jest cena. Tymczasem Steve Jobs opowiada z zapałem o jednym z głównych celów konstruktorów urządzenia – minimalizacji ceny, aby produkt mógł być jak najszerzej dostępny. Nic dziwnego, że gdy prawda wychodzi na jaw ? $499 ? aplauz widowni jest zauważalny.

Jeszcze jeden drobiazg, który często nam umyka przy oglądaniu prezentacji innych, ale na który u siebie samych nie jesteśmy tak wrażliwi ? komunikacja werbalna. Nieskomplikowany język prezentacji połączony z umiarkowanym tempem mówienia pozwala na łatwe zrozumienie osobom, dla których angielski nie jest językiem ojczystym. Zapewne autor był doskonale świadom, że jego wystąpienie zostanie obejrzane co przez miliony takich osób, więc z szacunku (i biznesowej kalkulacji) bardzo starał się być przez nich zrozumiany.

Naprawdę polecam obejrzenie całej prezentacji (choć trwa ok. 1,5 godziny) tym, którzy są zainteresowani tą dziedziną biznesowego warsztatu.

Natrafiłem ostatnio na radę – o tyle prostą, co inspirującą – że prezentować wcale nie musi szef ani osoba prowadząca projekt, a raczej najlepszy ?prezenter” w zespole. Jest to odmienne od sytuacji spotykanych w większości polskich firm, gdzie możliwość zrobienia prezentacji jest niejako przywilejem, uzyskiwanym wraz z pozycją w organizacji. Przypominając sobie swoje przeżycia jako słuchacza, gdy zastanawiałem się, czy nie wyjść z sali i zrobić coś bardziej pożytecznego, zdecydowanie się zgadzam z tym nowym podejściem. Może nawet warto pójść dalej i wyznaczyć kogoś z firmy (działu), kto ma cechy dobrego prezentera, i to jego wysyłać z zasady na pierwszą linię frontu? Wtedy to on robiłby show, a przy bardziej szczegółowych pytaniach można go przecież wesprzeć z sali…

W szkoleniach z prezentacji, które miałem okazję przejść, wyróżniłbym dwie szkoły. Jedną nazywam amerykańską i według niej osoba prezentująca wciela się poniekąd w rolę showmana, którego głównym celem jest przyciągnięcie i utrzymanie uwagi widzów. Częściej w polskich biurach spotyka się szkołę … – nazwijmy ją niemiecką, która stawia bardziej na niezakłócony, logiczny przekaz całej treści. Osobiście wyznaję zasadę złotego środka, natomiast – jeśli sytuacja na to pozwala – wolę zrobić nawet mały show niż zwykłą, logiczną i sensowną prezentację.

Niezależnie od poziomu doświadczenia praktycznego w prezentowaniu czy liczbie przebytych szkoleń, dobrze jest na etapie przygotowania się do występu przejść przez kilka punktów, aby zwiększyć swoje szanse na przeprowadzenie skutecznej prezentacji. Moim zdaniem podstawowe punkty w procesie przygotowania to:

1. zadać sobie pytanie (i szczerze na nie odpowiedzieć) – dlaczego słuchacze mają być zainteresowani tym, co mam do powiedzenia? Jeśli uda się znaleźć dobrą i przekonywującą odpowiedź, warto od niej zacząć wystąpienie. Jeśli się nie udało, może lepiej zrezygnować – szkoda czasu waszego i słuchaczy.

2. dostosować sposób prezentowania i zawartość slajdów do odbiorców; zrobienie takiej samej prezentacji (np. nowego produktu) dla zarządu swojej firmy oraz dla potencjalnych klientów najprawdopodobniej da kiepskie efekty w obu grupach.

3. przygotować sobie na początek występu tzw. kotwicę. Jej główne zadanie to przykucie uwagi widzów do tego, co mówi prezenter. Najczęściej stosowane kotwice to anegdoty dotyczące okoliczności (lub daty) prezentacji, ostatnich wydarzeń, szybkie konkursy lub pytania do widowni. Te ostatnie są o tyle dobre, że wymagają aktywności widza i przez to budzą go z letargu.

4. uśmiech przed samym rozpoczęciem. Uśmiechniętych ludzi łatwiej polubić, no i przyjemniej się ich słucha. Sympatia dla prezentującego łatwo może się przełożyć na sympatię dla przedstawianego zagadnienia.

Nie chciałem ani słowem wspominać o technicznej stronie prezentowania, ale właśnie przypomniało mi się traumatyczne przeżycie z zeszłego tygodnia. Dlatego proszę czytelników płci męskiej – nie zakładajcie koszulek polo do eleganckiej marynarki. I w ogóle, jeśli będziecie coś prezentować poza własną firmą i nie macie 100% pewności co do obowiązującego tam dress code’u, lepiej ubierzcie się zbyt elegancko niż zbyt casual’owo.