122. Efektywne spotkania – może na stojąco?
Ostatnio wracając pociągiem z Katowic przeglądałem Bloomberg Businessweek, życzliwie podsunięty przez moją lepszą połowę. W jego końcowej części znajduje się zestaw porad z różnych dziedzin biznesu. Najbardziej przemówił do mnie krótki, lecz treściwy zestaw rad byłego amerykańskiego sekretarza obrony, Donalda Rumsfelda, pod tytułem „Jak poprowadzić zebranie”.
Efektywność spotkań firmowych to temat bardzo obszerny – sami już kilkakrotnie go poruszaliśmy na blogu – i myślę, że w każdej organizacji znajdzie się w tym temacie coś do usprawnienia.
źródło: www.sxc.hu
Pierwsza z rad jest dość prosta i można ją zamknąć w słowach „zaczynaj i kończ punktualnie”. Jeśli organizowane przez Ciebie spotkania będą zazwyczaj rozpoczynać się z opóźnieniem albo wlec w nieskończoność bez względu na plan, wieść o tym rozejdzie się po firmie i szansa na regularny udział w twoich zebraniach wartościowych osób spadnie. Mało kto z nas przecież lubi chodzić na spotkania, gdzie ma wrażenie, że jego czas jest marnowany.
To, co dla mnie idzie w parze z punktualnością, to stawianie sobie (i grupie) ambitnych – lecz realnych – celów odnośnie długości trwania spotkania. Sam fakt, że udział bierze większa liczba osób, wcale nie oznacza, że spotkanie musi trwać 2 godziny lub dłużej. A dyskusja czterech czy pięciu osób może z powodzeniem zakończyć się w 20 minut. Sprawdziłem, polecam. Czasem można się zdziwić, jak bardzo spotkanie pod presją czasu może się skrócić i przynieść nadspodziewanie dobre rezultaty.
Inna sprawa to logika prezentacji swojego stanowiska. Warto przeprowadzić słuchaczy po kolei: od opisu sytuacji do proponowanego rozwiązania. Rozpoczęcie wypowiedzi od pomysłu na rozwiązania może rodzić znacznie więcej pytań i wątpliwości od ludzi, którzy nie dość dobrze znają zagadnienie, albo od tych, którzy je znają, ale mogą sądzić, że wy go nie znacie. No i przy okazji – nie używajcie zanadto żargonu branżowego, jeśli ktoś może nie do końca go rozumieć.
Ostatni – rewolucyjny pomysł amerykańskiego sekretarza obrony to spotkania na stojąco, przy znajdującym się w jego gabinecie pulpicie. Główne zalety brzmią następująco: „żadnego popijania kawy, rozsiadania się i niepotrzebnego tracenia czasu”. Przyznam, że idea o tyle ciekawa, co przełomowa. I to na tyle, że może być problem z jej akceptacją na polskiej ziemi. Czy ktoś z Was próbował albo brał udział w takim stojącym spotkaniu? Będę wdzięczny za opinie.
Na stojąco, na siedząco…a najwazniejsze gdzie? w firmowej kuchni! Organizuje takie codzienne niemal spotkania z pracownikami i jesteśmy na bieżąco zarówno ja jak i Oni we wszystkich kwestiach firmowych i klienckich . Myśle ,jednak ,że jest to możliwe w małych firmach lub jej oddziałach jak w moim przypadku gdzie zatrudnionych jest 10 osób. pozdrawiam IZA
Bardzo fajny pomysł. Kuchnie same w sobie mają magiczną siłę przyciągania ludzi :) więc ściągnięcie tam pracowników może być prostsze i pewnie sprzyja lepszej, bardziej otwartej komunikacji.
W kulturze skandynawskiej każdy dzień zwykle (jest to pewne uproszczenie, ale w wielu firmach tak się dzieje), zaczyna się od spotkania na którym omawiane są wszystkie bieżące sprawy – takie właśnie spotkanie w kuchni a’la „co u nas słychać”. Wydaje się to pozornie stratą czasu (bo zamiast szybko zabrać się do pracy, gadamy), ale ma niezwykle ważny cel informacyjny – poinformowania wszystkich o ważnych bieżących sprawach, w sposób nieformalny.
Spotkania na stojąco są fajną alternatywą, upływają zwykle szybciej, ja co jakiś czas w takich spotkaniach uczestniczę.
Jeszcze jedno usprawnienie: prawie każde spotkanie dzisiaj ma jakąś agendę, ale bardzo niewiele ma jasno określony cel, który jest zakomunikowany wcześniej, a potem przypomniany na początku. To pomaga mocno, nawet jeśli takiego celu nie ma, to można na początku o niego zapytać / ustalić.
świetny pomysł z tymi spotkaniami na stojąco – trzeba wypróbować:-)
Spotkania na stojąco – znam, stosuję, nie tylko w kuchni. Dobrze sprawdza się przy tym duża tablica lub flip chart, do notowania na bieżąco. Uczestnicy są bardziej aktywni, szybciej omawiamy wszystko i szybciej wypracowujemy rozwiązania.