Natrafiłem ostatnio na radę – o tyle prostą, co inspirującą – że prezentować wcale nie musi szef ani osoba prowadząca projekt, a raczej najlepszy ?prezenter” w zespole. Jest to odmienne od sytuacji spotykanych w większości polskich firm, gdzie możliwość zrobienia prezentacji jest niejako przywilejem, uzyskiwanym wraz z pozycją w organizacji. Przypominając sobie swoje przeżycia jako słuchacza, gdy zastanawiałem się, czy nie wyjść z sali i zrobić coś bardziej pożytecznego, zdecydowanie się zgadzam z tym nowym podejściem. Może nawet warto pójść dalej i wyznaczyć kogoś z firmy (działu), kto ma cechy dobrego prezentera, i to jego wysyłać z zasady na pierwszą linię frontu? Wtedy to on robiłby show, a przy bardziej szczegółowych pytaniach można go przecież wesprzeć z sali…

W szkoleniach z prezentacji, które miałem okazję przejść, wyróżniłbym dwie szkoły. Jedną nazywam amerykańską i według niej osoba prezentująca wciela się poniekąd w rolę showmana, którego głównym celem jest przyciągnięcie i utrzymanie uwagi widzów. Częściej w polskich biurach spotyka się szkołę … – nazwijmy ją niemiecką, która stawia bardziej na niezakłócony, logiczny przekaz całej treści. Osobiście wyznaję zasadę złotego środka, natomiast – jeśli sytuacja na to pozwala – wolę zrobić nawet mały show niż zwykłą, logiczną i sensowną prezentację.

Niezależnie od poziomu doświadczenia praktycznego w prezentowaniu czy liczbie przebytych szkoleń, dobrze jest na etapie przygotowania się do występu przejść przez kilka punktów, aby zwiększyć swoje szanse na przeprowadzenie skutecznej prezentacji. Moim zdaniem podstawowe punkty w procesie przygotowania to:

1. zadać sobie pytanie (i szczerze na nie odpowiedzieć) – dlaczego słuchacze mają być zainteresowani tym, co mam do powiedzenia? Jeśli uda się znaleźć dobrą i przekonywującą odpowiedź, warto od niej zacząć wystąpienie. Jeśli się nie udało, może lepiej zrezygnować – szkoda czasu waszego i słuchaczy.

2. dostosować sposób prezentowania i zawartość slajdów do odbiorców; zrobienie takiej samej prezentacji (np. nowego produktu) dla zarządu swojej firmy oraz dla potencjalnych klientów najprawdopodobniej da kiepskie efekty w obu grupach.

3. przygotować sobie na początek występu tzw. kotwicę. Jej główne zadanie to przykucie uwagi widzów do tego, co mówi prezenter. Najczęściej stosowane kotwice to anegdoty dotyczące okoliczności (lub daty) prezentacji, ostatnich wydarzeń, szybkie konkursy lub pytania do widowni. Te ostatnie są o tyle dobre, że wymagają aktywności widza i przez to budzą go z letargu.

4. uśmiech przed samym rozpoczęciem. Uśmiechniętych ludzi łatwiej polubić, no i przyjemniej się ich słucha. Sympatia dla prezentującego łatwo może się przełożyć na sympatię dla przedstawianego zagadnienia.

Nie chciałem ani słowem wspominać o technicznej stronie prezentowania, ale właśnie przypomniało mi się traumatyczne przeżycie z zeszłego tygodnia. Dlatego proszę czytelników płci męskiej – nie zakładajcie koszulek polo do eleganckiej marynarki. I w ogóle, jeśli będziecie coś prezentować poza własną firmą i nie macie 100% pewności co do obowiązującego tam dress code’u, lepiej ubierzcie się zbyt elegancko niż zbyt casual’owo.